Le Challenge:
L’e-mail est un facteur majeur de distraction. Les études montrent que les salariés passent un quart de leur journée à lire et à répondre à des e-mails (sans compter la part qui concerne les mails personnels). Les smartphones compliquent encore plus la situation car ils constituent une tentation permanente de vérifier ses messages.
Pour autant l’e-mail reste un maillon essentiel pour nos business. Mails internes, correspondances clients et mails généraux s’empilent rapidement s’ils ne sont pas traités efficacement. Le besoin de répondre dans la journée, dans l’heure ou dans la minutes constitue une réelle gêne dans notre travail. Cela nous empêche d’être focus et de mener à bien certaines tâches nécessitant une forte concentration
Une manière simple de gérer ses e-mails :
1. Définissez des plages horaires pour lire et répondre aux e-mails. Programmez une alarme 3 à 5 fois par jour pour vérifier votre boîte mail et répondre si nécessaire. Limitez strictement le temps consacré à vos messages. Utilisez une app pour être notifié d’un mail urgent réclamant votre attention immédiate.
2. Levez-vous un petit peu plus tôt le matin pour scanner vos e-mails et repérez ceux à traiter en priorité une fois arrivé au bureau. Avec cette méthode, reprenez le contrôle du déroulement de votre journée.
Ces deux boosters de productivité peuvent être facilement mis en oeuvre et déployés au sein de votre entreprise, de sorte que vos collaborateurs adoptent aussi ces méthodes.
…et bien sûr, n’hésitez pas à solliciter votre Assistant Personnel Jobbers sur le choix d’une app, ou d’un bon paramétrage de Gmail pour effectuer un tri sélectif de vos e-mails les plus importants !